La competitividad se vuelve cada vez más fuerte en cualquier mercado, y una de las herramientas de gestión de las que se dispone para poder sobrevivir es optimizar los procesos de trabajo dentro de una organización. Mejorar la eficiencia y la productividad desde dentro, también es una estrategia para aumentar la rentabilidad. Y en la actualidad, gracias a los avances en el campo de la tecnología, es más sencillo que nunca reducir costes y tiempo y al mismo tiempo aumentar la calidad. Hoy te contamos cómo puedes optimizar los procesos de tu propio negocio.

¿Por qué optimizar los procesos de trabajo?

En primer lugar, es necesario saber qué se entiende por optimizar los procesos de trabajo en una empresa. El significado de optimizar viene a ser mejorar los resultados obtenidos o lograr la máxima eficiencia en una tarea. Es decir, que durante su realización se emplee el menor número de recursos posible, como tiempo o costes, pero manteniendo el resultado que se espera. La optimización en un negocio nunca tiene un único objetivo, sino que siempre existe la posibilidad de introducir nuevas metas y procedimientos que sigan ahorrando recursos. Es, por lo tanto, un proceso continuo que tiene como finalidad la mejora de la gestión empresarial desde el funcionamiento interno de la organización. Pero, ¿por qué motivos específicos nos conviene como empresa optimizar los procesos de trabajo? Pues podemos hablar de eliminar los errores de carácter técnico o humanos, no solo desde el punto de vista de las nuevas tendencias o preferencias en los consumidores, sino haciendo uso de las innovaciones tecnológicas, que pueden mejorar los sistemas existentes o sustituir la presencia humana. Otros motivos son el aumento de la eficiencia en todo el personal, con independencia del puesto que tengan o las labores que desempeñen, ahorro en los costes al ejecutar determinados procesos o la automatización de estos y su agilización.  

Pasos para optimizar los procesos de trabajo

  Los procesos de negocio que pueden ser optimizados varían de una organización a otra. Sean cuales sean, se trata de eliminar todas aquellas barreras que dificultan que personas y sistemas realicen su trabajo de la forma más eficiente posible. Y en cuanto a la metodología a seguir, no existe una estándar que pueda seguirse en cualquier organización, sino que cada una debe analizar sus procesos de negocio. No obstante, sí hay una serie de pasos que pueden seguirse para implementar su optimización.  

Identificación de problemas

Para poder mejorar la gestión de procesos, es necesario identificar cuáles son los problemas que existen o que requieren de soluciones más efectivas. Como ayuda, puedes hacerte una serie de preguntas, como cuáles son los objetivos finales y los resultados que se esperan, que actividades se incluyen en el proceso, qué personas intervienen o qué tipo de información se utiliza o requiere. Los procesos de negocio que pueden mejorarse abarcan todas las áreas de una empresa. Sin embargo, la tecnología y sus avances son los principales protagonistas, ya que estas tienen cada vez más aplicaciones. Algunos ejemplos son los sistemas de control de los horarios de los empleados, que te ayudará a cumplir con las normativas pertinentes; el control de accesos en las entradas y salidas a los diferentes espacios, para restricciones y para la verificación de cualquier persona que acceda al interior, como es el caso de Biosanex; el uso de software de gestión que permita conectar diferentes departamentos para mejorar las comunicaciones, o los que logran automatizar las tareas que son repetitivas para reducir la carga de trabajo en el personal.  

Valorar las opciones

Una vez que has identificado todos aquellos procesos de negocio que pueden ser susceptibles de optimizarse, es el momento de hacer una valoración y apostar únicamente por aquellos que sean imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa o que tengan una repercusión directa en la productividad y, en consecuencia, en la rentabilidad. Es conveniente también establecer fases para que todos los cambios no tengan lugar de una sola vez. De hacerlo así, será complejo valorar qué modificaciones exactas han sido las que han repercutido positivamente en los resultados.  

Implementación de los proyectos

Es el momento de contemplar diferentes alternativas y de ponerlas en práctica. Se trata de una etapa crucial, ya que es cuando se comprobará si realmente hay una diferencia en los resultados y en el tiempo y en los costes invertidos. Además, aquí es cuando necesitarás también de la implicación de tu plantilla de empleados, que deberán hacer uso de los nuevos procesos de negocio. Para facilitar estas adaptaciones, es conveniente invertir también en la capacitación de aquellos. Cuanto mejores sean sus conocimientos y su motivación, mayor será también su productividad y su facilidad para adaptarse a los cambios.  

Automatización

Aquellos procesos que hayan sido probados y que obtengan el visto bueno de la empresa deben ser automatizados en todas las áreas en las que pueda aplicarse. Siempre y cuando permita una reducción de los costes y de los errores y el aumento de la productividad.  

Análisis de los resultados

El análisis de los resultados tras optimizar los procesos de trabajo es fundamental para seguir asegurando que se cumplen los objetivos marcados. Pero de igual modo que decíamos al comienzo que la optimización es un proceso continuo, también debe serlo la monitorización. De esta manera, podrán detectarse nuevas áreas o actividades susceptibles de ser mejoradas.   Cualquier empresa necesita optimizar los procesos de trabajo, dado que se trata de una necesidad para poder ser competitivas y adaptarse a las nuevas necesidades del mercado. Cuanto mayor sea tu análisis, mayores probabilidades tendrás de éxito, ya que los tiempos cambian continuamente y hay que renovar los sistemas que se utilizan para poder sobrevivir.   En x-net Group somos expertos en soluciones digitales. Gestiona tu empresa desde un solo lugar con nuestro ERP facturación, contabilidad, inventario, control de personal y mucho más. Contacta con nosotros.