El COVID-19 como catalizador del teletrabajo

Que no cunda el pánico. Hay algunas cosas muy simples que puede y debe hacer. Este 2020 ha sido un año de muchos cambios, y definitivamente esto ha empujado a las empresas a tomar medidas urgentes para poder seguir operando con cierta regularidad. Todo esto con el objetivo de mantener los negocios a flote y no verse en la necesidad de cerrar por completo... Tiene una recepcionista o un guardia vigilando la puerta principal, un sistema de alarma por la noche, software antivirus que protege sus computadoras y un firewall que protege sus servidores.  Todo está bien excepto por una cosa. Acaba de enviar a su personal a trabajar desde casa.  No puede permitir que la información de su empresa, incluidos algunos datos con requisitos de cumplimiento que deben protegerse y evitar que se exponga a Internet.  No exponga su empresa, sus empleados o sus clientes a piratas y estafadores de Internet o algo peor.  Si de repente se encuentra en esta posición, considere proporcionar a sus empleados estas herramientas básicas para que puedan trabajar desde casa de manera segura. Vivimos en una época en la que el nivel de riesgo de nuestra información confidencial aumenta cada día más. La necesidad de salvaguardar las comunicaciones digitales supone una enorme carga para una empresa y requiere una diligencia constante para mitigar estos riesgos en constante evolución.  Durante una situación atípica como la propagación del COVID-19, donde se ve obligado a tomar una decisión crítica como enviar a su personal a casa con solo unos días de anticipación, es fundamental que no baje la guardia. El uso de una aplicación de correo electrónico cifrada segura es la primera línea para evitar riesgos para su negocio.

El cifrado de correo electrónico es imprescindible

  Necesita una aplicación que todo su equipo pueda utilizar de forma segura, sencilla y asequible.  No tiene tiempo para sesiones de formación prolongadas o para averiguar quién tiene qué capacidad en casa.  Necesita un producto que sea fácil de instalar, fácil de usar y altamente flexible, que incluya una aplicación móvil compatible.  Si va a enviar correos electrónicos seguros a clientes, proveedores u otras personas fuera de su negocio, necesitará una aplicación que le permita enviar un correo electrónico cifrado a los destinatarios, a fin de recibir un correo electrónico seguro.

Comunicaciones del equipo

Comunicarse con su equipo de empleados de la manera más fácil y transparente posible ayuda a mantener a su equipo concentrado y motivado, incluso cuando trabaja de forma remota.  Hay varios productos en el mercado que brindan mensajes de texto y chats grupales, videoconferencias, programación y realización de reuniones de equipo en línea y colaboración e intercambio de archivos.  Para mantener las cosas lo más simples posible para los empleados que se están acostumbrando a trabajar de forma remota, la combinación de estas capacidades en una sola aplicación fácil de usar eliminará muchos dolores de cabeza y hará que su equipo vuelva a trabajar rápidamente. 

Cambio de cultura

A los empleados les gusta trabajar desde casa y ven la posibilidad de hacerlo en cualquier momento como un beneficio.  Sin tráfico, sin gasolina, y trabajan en pijama si quieren. Luego, terminan su primer día de trabajo remoto y pronto se dan cuenta de que todo comienza a cambiar. Sin oficina tranquila, sin escapatoria de los niños, sin almuerzos de negocios, pérdida de contacto con sus compañeros de trabajo y retrasos en hacer su trabajo porque no pueden simplemente caminar por el pasillo para hacerle una pregunta al jefe.  Seamos realistas, la gente también tiene muchas razones para que le guste trabajar desde la oficina.  Sus empleados pueden sufrir un choque cultural. Algunos pueden manejarlo y lo verán como un beneficio, y otros no.

Trabajar con empleados remotos también es un cambio de cultura para los gerentes. 

¿Puede administrar un negocio sin la capacidad de ver los dedos de sus empleados corriendo por el teclado? Muchos gerentes son de la "vieja escuela" y tienen mayores problemas con el cambio de cultura que sus empleados. 

Gran parte del cambio se produce en la mentalidad del gerente.

Una gran ventaja para el empleado es el ahorro: Cuando ingresa a una oficina, debe ir al trabajo 5 días a la semana. Tienes que mantener un guardarropa adecuado, así como sacar una gran cantidad de dinero para el transporte mensual y los gastos de comida.  A veces, su oficina está ubicada lejos y llegar allí no es menos que una molestia. Los gastos de vestuario, transporte y comida consumen una gran parte de su sueldo.  Trabajar desde casa minimiza totalmente los gastos de vestuario y transporte. 

Algunas desventajas a tener en cuenta para intentar corregirlas

Proporcionar un espacio en casa: si tiene mucho espacio en casa, muy bien. Pero si vives en un espacio reducido, puede resultar difícil sacar una habitación para trabajar desde casa. Además, es posible que deba tolerar el ruido y las molestias de los niños y la familia. Falta de comunicación entre el equipo: si trabaja para un empleador remoto o fuera del país, siente una falta de comunicación con otros compañeros de equipo y empleadores.  Las reuniones en línea y el chat no pueden producir los resultados que ofrecen los trabajos cara a cara y en la oficina.  La diferencia horaria entre los países también es importante. Es posible que deba esperar la reunión o conversar durante muchas horas. Una herramienta fundamental para el buen desarrollo de tu equipo de ventas al trabajar en forma remota es el uso de un CRM.

Herramientas CRM para el Teletrabajo

CRM significa "gestión de relaciones con el cliente" y las herramientas de CRM le ayudan con cosas como la gestión de clientes potenciales entrantes, seguimiento de ventas, seguimiento social y entrega de boletines electrónicos.  Hay muchas razones para creer que los días de trabajo en edificios de oficinas altas han terminado.  Por supuesto, reconozco que hay trabajos que no se pueden hacer de forma remota ... pero muchos de ellos sí.  Los gastos generales para operar la mayoría de las oficinas, el alquiler, la electricidad, la limpieza y el seguro desaparecen cuando cierra las puertas y deja que sus empleados trabajen desde casa.  Y ese ahorro puedes utilizarlo en herramientas que te permitan seguir funcionando como empresa desde cualquier entorno. En nuestro caso, tenemos a MiFactura.eu que incluye muchas de las funciones que necesitas dentro de tu empresa para seguir funcionando, y lo mejor de todo es la posibilidad de gestionarlo desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Nuestro software se encuentra alojado en la nube, asegurando el almacenamiento seguro de tus datos y evitando los riesgos de seguridad que implica dejar operar a tus empleados desde cualquier dispositivo. ¿Necesitas asesorarte para hacer esta transición tecnológica? Contáctanos y un especialista en transformación digital de X-Net Software Solution te ayudará.