El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la ley de control de presencia en el trabajo, (control horario) que obliga a las empresas a llevar un registro de las entradas y salidas de su personal. Gracias a este software de control, se conocen con exactitud las horas trabajadas y se garantiza la correspondiente retribución por su totalidad, además de reducir el tiempo invertido en revisarlas. También, de disponer de funciones tecnológicas avanzadas, se puede verificar con precisión la identidad del usuario y planificar los turnos, entre otras ventajas. Si aún no sabes cuáles son los beneficios de este nuevo sistema, aquí puedes encontrar todos los detalles.
¿Qué es el control de presencia (horario) en el trabajo?
Con el control de presencia en el trabajo se permite a una empresa contabilizar el total de horas que realiza una persona en su puesto de trabajo, pero se incluyen además los horarios exactos, las horas que se consideran extraordinarias, los retrasos y las ausencias y los períodos vacacionales.
En algunas empresas, este registro se realizaba manualmente, anotando en un papel el horario de entrada y de salida. Un método obsoleto que suponía una enorme cantidad de trabajo para el departamento de recursos humanos, ya que debía contabilizar el total de horas trabajadas.
Poco a poco este sistema se ha ido modernizando y ha dado lugar a las máquinas de fichar, que hacen uso de diferentes tecnologías para proceder con el reconocimiento del empleado. Así, cada sistema de fichaje ofrece una solución efectiva para cumplir con la normativa, pero que se adapta a las características específicas de cada empresa y a las necesidades de su plantilla. Los más conocidos son la huella dactilar, los llaveros o las tarjetas lectoras.
Ley del control de presencia
Pero ¿de dónde viene esta medida y de qué formas se puede cumplir con ella? Pues la implantación de la ley del control de presencia es una respuesta a las reiteradas quejas de las personas trabajadoras, así como de sindicatos y de inspecciones de trabajo. Aunque en la teoría un trabajador debe realizar únicamente las horas que figuran en su contrato, la realidad es que un alto porcentaje acaba trabajando un número más elevado y la diferencia no es remunerada.
Para acabar con este abuso, la ley del control de presencia en el trabajo obliga a realizar un registro de jornada laboral de cada trabajador. Es decir, que debe haber un control de horario que incluya tanto los registros de entrada como de salida, así como todas las pausas que pueda haber.
Además de lograr que las horas extraordinarias sean remuneradas, se permite respetar la limitación de 80 horas extra al año que contempla la ley. De no ser así, la empresa se enfrenta a multas que pueden alcanzar los 6.000 €. En cuanto a dichos registros, deben guardarse durante 4 años y quedar a disposición de la plantilla de trabajadores, sindicatos, inspecciones y Seguridad Social.
Pero ¿contempla esta ley de control de presencia en el trabajo cómo recoger los horarios? Lo cierto es que no se especifica la metodología a seguir, lo que permite que las empresas escogen el sistema que les resulte más práctico.
En cualquier caso, los más comunes son los libros de registros en papel, que no solo acarrean altos costes de gestión sino una gran carga de trabajo para el departamento de recursos humanos; las hojas de cálculo de Excel, que son una evolución del papel, pero con multitud de limitaciones; las plataformas que integran sistemas de control de horario en el trabajo por huella dactilar, tarjetas, reconocimiento facial, etc., y los software de control digitales y con acceso web.
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- Los trabajadores de diferentes centros de trabajo pueden validar su jornada, vacaciones, bajas, horas de entradas y salidas. Permite cumplir la ley de manera sencilla, fácil y rápida.
- Los administradores de la aplicación pueden disponer de toda la información de la jornada laboral, calendario laboral, aceptar o rechazar vacaciones desde cualquier lugar dispositivo.
- Geolocalización de los comerciales y de los empleados en el momento del fichaje, así como control real de las horas realizadas por el personal.
- Garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada. Cumplir con la normativa y evita graves sanciones que pueden afectar de forma importante a la cuenta de resultados de tu empresa.
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Beneficios del control de presencia
Puesto que la ley de control de presencia en el trabajo es obligatoria desde 2019, la única vía posible es la de adaptarse lo antes posible a este tipo de registro. Sin embargo, aunque su gestión pueda parecer compleja, los sistemas modernos que se basan en la tecnología de vanguardia facilitan en gran medida esta labor.
Pero además, permiten a la empresa obtener una serie de ventajas que con anterioridad a esta ley no era posible disfrutar. Por ejemplo, con el control de horario podrás conocer si las jornadas laborales se cumplen y el nivel de absentismo en caso de existir, se posibilitan los horarios flexibles, te facilitará la gestión de los turnos, controlar las ausencias no justificadas o saber qué empleados se encuentran en las instalaciones en el caso de que haya una emergencia, entre muchos otos beneficios.
Con la aplicación de los sistemas basados en la tecnología, como aquellos que permiten reconocer al trabajador sin establecer ningún tipo de contacto, se agilizan las entradas y las salidas, de manera que el trabajador gane tiempo para su vida privada. Al mismo tiempo, la empresa reduce costes y carga de trabajo, además de poder prescindir del factor humano para la verificación de los horarios, como sucede en los registros manuales. La tecnología permite utilizar bases de datos y almacenamiento en la nube para obtener registros completos y accesibles en remoto.
Conclusión
Si quieres cumplir con la normativa de control de presencia en el trabajo y obtener ventajas que vayan más allá de la aplicación de esta ley, entonces apuesta por aquellos sistemas de control de acceso modernos que se encarguen de los reconocimientos rápidos y automáticos, y que sean compatibles con las necesidades específicas de tu empresa.
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